AMBAE.co.id – Makassar. Salah satu tugas pokok dan fungsi (tupoksi) Sub Bagian Umum, Kepegawaian, dan Hukum (Subbag UKH) adalah mengkoordinasikan pengaturan administrasi terkait surat-surat, baik itu surat masuk maupun surat keluar. Setelahnya dilakukan pengklasifikasian sekaligus meneliti surat tersebut berdasarkan jenisnya, wujudnya, asalnya, kegiatannya, penyebarannya, keamanan isinya, proses penyelesaiannya, serta tujuan dari surat dimaksud.
Begitu kompleks, membuat persuratan menjadi sangat penting diperhatikan tata laksananya. Terlebih bagi unit kerja yang diamanahkan untuk mengatur surat-surat pada institusi tertentu.
Karenanya M Agung selaku Kasubbag UKH pada Dinas Kebudayaan dan Kepariwisataan Provinsi Sulawesi Selatan (Disbudpar Sulsel) memberikan penekanan khusus agar persuratan tidak disepelekan. Jika surat-surat dapat tertangani dengan baik, dapat diyakini urusan terkait akan berjalan lancar.
“Saya minta teman-teman ya, terutama yang sudah ditugasi menangani persuratan supaya tertib administrasi. Surat-surat yang masuk dan keluar itu jangan sampai hilang, tertangani dengan baik. Saya tidak mau nantinya ada surat yang tercecer atau hilang atau salah sasaran,” tegas Agung pada Jum’at, 10 Februari 2023.
Pagi itu, dia tampil tunggal di meja pimpinan rapat saat Rapat Koordinasi UKH Februari 2023 di Ruang Rapat Disbudpar Sulsel. Seluruh jajarannya dihadirkan, tak terkecuali para Tenaga Non ASN (Aparatur Sipil Negara) dan OS (Outsourching).
Surat-surat diklasifikasikan berdasarkan beberapa hal. Pertama atas dasar asal muasal yakni surat masuk dan surat keluar. Sesuai wujudnya dibedakan ke dalam surat biasa, memo, nota, surat tanda bukti, surat terbuka, dan surat tertutup.
Lalu untuk sasaran atau penyebaran surat terdiri dari surat biasa dan surat edaran. Jika dibedakan sesuai kegiatan, berupa surat eksternal dan surat internal.
Sementara dari sisi keamanan isi surat, ada yang disebut dengan surat biasa, surat rahasia, dan surat sangat rahasia. Kalau berdasarkan proses penyelesaiannya, disebut dengan surat biasa, surat segera, dan surat sangat segera.
Berikutnya, surat pemberitahuan, surat perintah, dan surat permintaan yang didasarkan pada tujuan surat. Dari segi jenis surat, kita kenal dengan surat pribadi, surat resmi atau surat dinas, dan surat dagang atau surat niaga.
Umumnya, jenis surat yang dikelola Subbag UKH Disbudpar Sulsel yakni surat dinas. Cenderung berkaitan dengan urusan pemerintahan dan kedinasan.
Agung melanjutkan, surat yang sudah diklasifikasikan seharusnya segera didistribusikan. Adapun tujuan pertama distribusi, terutama kepada Kepala Dinas dan/atau Sekretaris Dinas.
“Ada lembar disposisi disitu kan. Surat masuk yang sudah diperhadapkan ke Bapak Kepala Dinas dan Sekretaris Dinas itu akan didisposisi. Maka surat itu dilanjutkan pendistribusiannya sesuai isi disposisi,” urai dia.
Tanggung jawab keberadaan surat-surat sudah pasti berada di unit kerja Subbag UKH. Hal mendasar yang tidak boleh diabaikan jajarannya adalah setelah mendapat disposisi dari Kepala Dinas dan/atau Sekretaris Dinas, surat itu selanjutnya diserahkan kembali ke Subbag Umum.
“Distribusi suratnya kita yang lakukan. Apakah itu ke bidang atau UPT (Unit Pelaksana Teknis), atau langsung ke yang bersangkutan sesuai isi disposisi Kadis atau Sekdis. Supaya kita tidak kehilangan jejak alur pergerakan surat,” imbuhnya.
Melalui koordinasi Subbag UKH, ditempatkan beberapa orang di ruang Kepala Dinas dan Sekretaris Dinas, khususnya di TUP (Tata Usaha Pimpinan). Perpanjangan tangan Subbag UKH inilah yang menangani persuratan dari dan kepada kedua petinggi Disbudpar Sulsel.
“Akhir-akhir ini teknologi memudahkan dan membantu kita dalam hal persuratan. Jadi biasanya, surat masuk itu dikirim berupa file, makanya kita cepat tahu kalau ada surat masuk. Nah, Saya minta teman-teman ini memperkuat komunikasi dan koordinasi kepada pengirim, tidak apa-apa filenya duluan, tapi fisik suratnya harus tetap dikirim menyusul untuk menjadi arsip,” pinta Agung.
Tertib administrasi kata Agung, akan membantu institusi itu untuk melakukan pertanggung jawaban di kemudian hari. Apalagi kalau surat tersebut harus menjadi landasan terhadap pertanggung jawaban keuangan, kepegawaian, inventarisasi barang ataupun keorganisasian.
Bahwa tupoksi lainnya dari Subbag UKH yakni kearsipan, kepegawaian hingga pelayanan administrasi. Belum lagi terkait dengan keorganisasian, kerumahtanggaan, ketatalaksanaan, pembinaan ketatausahaan, kehumasan, dan hukum. (*)
